Augant verslui, anksčiau ar vėliau atsiranda klausimas, kur laikyti prekes. Iš pradžių kelių lentynų biure ar nedidelės patalpos gali visiškai pakakti. Tačiau didėjant prekių kiekiui, užsakymų skaičiui ir produktų asortimentui, toks sprendimas tampa nepatogus.
Tada pradedamos svarstyti profesionalios sandėliavimo paslaugos.
Tačiau pasirinkti sandėlį nėra taip paprasta, kaip palyginti kainą už vieną paletę. Reikia suprasti, kokias paslaugas gaunate, kaip priimamos prekės, kaip kontroliuojami likučiai ir kiek kainuos visas procesas per mėnesį.
Ypač e. prekyboje sandėlis dažnai tampa tik viena platesnio proceso dalimi. Sandėliavimas ir e. prekybos logistika gali apimti ne tik prekių laikymą, bet ir jų priėmimą, surinkimą, pakavimą, išsiuntimą bei grąžinimų tvarkymą.
Todėl prieš pasirenkant paslaugų teikėją verta pradėti nuo savo verslo poreikių.
Ką iš tikrųjų apima sandėliavimo paslaugos?
Sandėliavimo paslaugos skirtingose įmonėse gali reikšti gana skirtingus dalykus.
Vienu atveju verslas tiesiog gauna vietą prekėms laikyti. Sandėlis priima paletes, jas saugo ir išduoda pagal poreikį.
Kitu atveju paslaugų spektras daug platesnis. Sandėlio darbuotojai priima prekes, patikrina kiekius, suveda jas į sistemą, paskirsto po sandėlio vietas ir vėliau surenka pagal užsakymus.
Dažniausiai gali būti siūlomos tokios paslaugos:
- prekių priėmimas;
- iškrovimas;
- kiekio patikrinimas;
- prekių sandėliavimas;
- atsargų apskaita;
- užsakymų surinkimas;
- pakavimas;
- siuntų paruošimas;
- grąžinamų prekių priėmimas;
- prekių ženklinimas ar perpakavimas.
Todėl lyginant kelis pasiūlymus svarbu patikrinti ne tik bendrą kainą, bet ir tai, kas į ją įskaičiuota.
Prekių sandėliavimas priklauso nuo produkto
Ne visos prekės sandėlyje reikalauja vienodų sąlygų.
Drabužius, kosmetiką, elektronikos priedus ar smulkius namų apyvokos produktus dažniausiai galima laikyti standartinėse lentynose arba dėžėse. Dideli ar sunkūs produktai gali būti laikomi ant palečių.
Kitas klausimas yra prekių kiekis.
Jeigu verslas turi 20 skirtingų produktų ir po kelias dėžes kiekvieno, jam reikia visiškai kitokios sandėlio struktūros nei įmonei, turinčiai 1 000 SKU ir dešimtis tūkstančių vienetų.
Dėl to prekių sandėliavimas paprastai skaičiuojamas pagal vieną ar kelis rodiklius:
- paletės vietą;
- lentynos vietą;
- dėžę;
- kubinį metrą;
- kvadratinį metrą;
- faktinį užimamą plotą.
Prieš prašant pasiūlymo verta kuo tiksliau žinoti, kiek prekių planuojate laikyti ir kaip dažnai atsargos keisis.
Jeigu verslas parduoda keliose šalyse, verta įvertinti ir platesnį prekių sandėliavimą Europoje, nes sandėlio vieta gali turėti įtakos tiek transportavimo kainai, tiek pristatymo terminui.
Kaip skaičiuojama sandėliavimo paslaugos kaina?
Sandėliavimo paslaugos kaina retai susideda tik iš vienos eilutės.
Pavyzdžiui, paslaugų teikėjas gali pasiūlyti labai mažą kainą už paletės saugojimą, tačiau atskirai skaičiuoti prekių priėmimą, judėjimą sandėlyje, užsakymų surinkimą ir administravimą.
Todėl prieš priimant sprendimą verta paprašyti pilnos kainodaros.
Tipinės išlaidos gali būti:
- prekių priėmimas;
- iškrovimas;
- saugojimas;
- prekių perkėlimas;
- užsakymo surinkimas;
- papildomo produkto surinkimas;
- pakavimas;
- pakavimo medžiagos;
- siuntos paruošimas;
- grąžinimo apdorojimas.
Geriausias būdas palyginti kelis sandėlius yra pateikti jiems tą patį realų scenarijų.
Pavyzdžiui:
500 užsakymų per mėnesį, 15 palečių atsargų, vidutiniškai 2 prekės viename užsakyme ir 30 grąžinimų per mėnesį.
Tada galima daug tiksliau matyti, kiek kainuotų visa paslauga, o ne tik viena jos dalis.
Kada vien sandėliavimo nebeužtenka?
Mažam verslui iš pradžių gali reikėti tik vietos prekėms laikyti.
Tačiau augant užsakymų skaičiui dažnai atsiranda papildomas poreikis: kažkas turi tas prekes surinkti, supakuoti ir išsiųsti klientui.
Čia atsiranda skirtumas tarp paprasto sandėliavimo ir užsakymų vykdymo.
Sandėliavimo paslaugos gali apimti tik prekių saugojimą, tačiau augant užsakymų skaičiui verslui gali prireikti ir e. prekybos užsakymų vykdymo Europoje.
Tai ypač aktualu e. parduotuvėms.
Jeigu kasdien gaunate 50 ar 100 užsakymų, neužtenka žinoti, kad prekė yra sandėlyje. Reikia, kad ji būtų greitai surasta, patikrinta, supakuota ir perduota vežėjui.
Todėl verta iš anksto paklausti sandėlio, ar jis gali atlikti šiuos darbus ir kaip jie būtų apmokestinami.
Krovinių sandėliavimas ir prekių priėmimas
Dar viena dažnai nepakankamai įvertinama dalis yra prekių atvykimas į sandėlį.
Krovinių sandėliavimas prasideda ne tada, kai paletė jau stovi lentynoje. Pirmiausia ją reikia iškrauti, patikrinti ir užregistruoti.
Jeigu gaunate pilnas paletes su vienu produktu, procesas paprastesnis.
Jeigu atvyksta šimtai skirtingų prekių, kurias reikia suskaičiuoti, identifikuoti ir paskirstyti po skirtingas sandėlio vietas, priėmimas gali užtrukti gerokai ilgiau.
Todėl verta iš anksto išsiaiškinti:
- kaip registruojamos atvykusios prekės;
- ar tikrinamas jų kiekis;
- kas vyksta radus pažeidimų;
- per kiek laiko prekės atsiranda sistemoje;
- kaip informuojama apie neatitikimus.
Jeigu šis procesas neaiškus, problemos sandėlyje gali prasidėti dar prieš gaunant pirmą kliento užsakymą.
Ar svarbi sandėlio vieta?
Taip, tačiau nebūtinai taip, kaip atrodo iš pradžių.
Sandėlis nebūtinai turi būti tame pačiame mieste, kuriame yra įmonės biuras. Daug svarbiau, kur yra klientai, iš kur atkeliauja prekės ir kokius vežėjus galima naudoti.
Jeigu didžioji dalis klientų yra vienoje šalyje, vietinis sandėlis gali būti logiškas pasirinkimas.
Jeigu parduodate keliose Europos rinkose, verta žiūrėti plačiau. Kartais vienas sandėlis gali aptarnauti kelias šalis ir taip sumažinti atsargų skaidymą.
Todėl sandėlio šalies pasirinkimas e. prekybai turėtų būti pagrįstas realiais užsakymų ir transporto duomenimis, o ne vien nuomos kaina.
Pigesnė vieta gali prarasti savo pranašumą, jei kiekviena siunta klientui kainuoja daugiau arba pristatymas trunka papildomas kelias dienas.
Atsargų kontrolė yra ne mažiau svarbi
Sandėlyje gali fiziškai būti visi reikalingi produktai, tačiau tai nepadeda, jei sistema rodo neteisingus likučius.
Todėl prieš pasirenkant paslaugų teikėją verta suprasti, kaip valdoma atsargų informacija.
Ar galima matyti likučius realiu laiku? Kaip registruojamos pažeistos prekės? Kada nurašomi išsiųsti produktai? Kaip apskaitomi grąžinimai?
E. prekyboje tai ypač svarbu, nes sandėlio likutis dažnai turi sutapti su e. parduotuvėje rodomu kiekiu.
Jeigu klientas nusiperka produktą, kurio sandėlyje iš tikrųjų nėra, problema greitai tampa ne tik logistikos, bet ir klientų aptarnavimo klausimu.
Ką paklausti prieš pasirašant sutartį?
Prieš pasirenkant sandėliavimo paslaugas verta paprašyti aiškių atsakymų į kelis praktinius klausimus.
Kiek kainuoja prekių priėmimas? Kaip skaičiuojamas saugojimas? Ar yra minimalus mėnesinis mokestis? Kiek kainuoja produkto paėmimas iš lentynos? Kaip greitai paruošiami užsakymai? Kaip skaičiuojami grąžinimai?
Taip pat svarbu žinoti, kaip greitai galima padidinti naudojamą sandėlio plotą.
Jeigu dabar turite penkias paletes, bet po metų planuojate turėti penkiasdešimt, verta iš karto paklausti, ar sandėlis galės aptarnauti tokį kiekį.
Sandėlis turi tikti jūsų verslui
Geros sandėliavimo paslaugos nebūtinai yra tos, kurios turi mažiausią kainą už paletę.
Svarbu, kiek kainuoja visas procesas, kaip tiksliai tvarkomos prekės ir ar paslauga gali augti kartu su jūsų verslu.
Prieš pasirinkdami sandėlį, suskaičiuokite dabartinius kiekius, užsakymų skaičių ir realius poreikius. Tada palyginkite kelis pasiūlymus pagal tą patį scenarijų.
Kuo aiškiau suprasite, už ką mokate ir kaip vyksta kasdienis darbas, tuo mažesnė tikimybė, kad po kelių mėnesių teks ieškoti kito sandėlio.
