Kiekvieno pradedančiojo verslininko kelionėje ateina tas džiugus, tačiau kartu ir šiek tiek nerimą keliantis momentas – pirmojo pardavimo įforminimas. Nesvarbu, ar vykdote individualią veiklą, esate įsteigę mažąją bendriją, ar valdote uždarąją akcinę bendrovę, pinigų gavimas iš kliento yra neatsiejamas nuo dokumentacijos. Sąskaita faktūra nėra tik paprastas popieriaus lapas ar PDF failas; tai yra oficialus juridinis dokumentas, patvirtinantis ūkinę operaciją, kurio pagrindu mokami mokesčiai ir vedama apskaita. Nors iš pirmo žvilgsnio tai gali pasirodyti elementaru, praktika rodo, kad būtent šiame žingsnyje pradedantieji padaro daugiausiai techninių klaidų, kurios vėliau gali kainuoti ne tik laiką bendraujant su Valstybine mokesčių inspekcija (VMI), bet ir finansinius nuostolius. Šiame straipsnyje detaliai aptarsime visą procesą nuo A iki Z, kad jūsų verslo startas būtų sklandus.
Kas yra sąskaita faktūra ir kuo ji skiriasi nuo PVM sąskaitos faktūros?
Prieš pradedant pildyti dokumentus, būtina suprasti sąvokas. Lietuvoje dažniausiai susiduriama su dviem pagrindiniais dokumentų tipais: paprasta sąskaita faktūra ir PVM sąskaita faktūra. Nors jų paskirtis panaši – įforminti prekių ar paslaugų pardavimą – jų naudojimas priklauso nuo jūsų statuso PVM mokėtojų registre.
Jeigu nesate PVM mokėtojas (tai dažnas atvejis pradedant individualią veiklą ar mažą verslą su nedidele apyvarta), jūs išrašote paprastą sąskaitą faktūrą. Joje nėra išskiriamas pridėtinės vertės mokestis, o pats dokumentas yra paprastesnis. Tačiau, jei esate registruotas PVM mokėtojas, privalote išrašyti PVM sąskaitą faktūrą, kurioje privalo būti nurodytas PVM tarifas, suma ir kiti specifiniai rekvizitai. Svarbu paminėti, kad net ir ne PVM mokėtojai tam tikrais atvejais (pavyzdžiui, teikiant paslaugas į kitas ES šalis) gali susidurti su prievole registruotis PVM mokėtojais arba mokėti PVM, todėl visada verta pasikonsultuoti su buhalteriu.
Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai: ką būtina nurodyti?
Lietuvos Respublikos Buhalterinės apskaitos įstatymas ir PVM įstatymas griežtai reglamentuoja, kokia informacija privalo atsirasti dokumente, kad jis būtų laikomas galiojančiu. Praleidus bent vieną privalomą rekvizitą, sąskaita gali būti pripažinta negaliojančia, o tai sukelia problemų tiek jums, tiek jūsų klientui (jis negalės įtraukti šios sąskaitos į savo sąnaudas).
Pagrindiniai rekvizitai, kurie privalo būti kiekvienoje sąskaitoje:
- Dokumento pavadinimas: Aiškiai nurodyta „Sąskaita faktūra“ arba „PVM sąskaita faktūra“.
- Serija ir numeris: Tai unikalus identifikatorius (plačiau apie tai – kitame skyriuje).
- Išrašymo data: Diena, kada dokumentas yra suformuojamas.
- Pardavėjo rekvizitai: Pavadinimas (arba vardas ir pavardė), įmonės kodas (arba asmens kodas/IV pažymos numeris), PVM mokėtojo kodas (jei turite), adresas.
- Pirkėjo rekvizitai: Analogiški duomenys apie klientą.
- Prekės ar paslaugos pavadinimas: Turi būti aišku, už ką mokama. Venkite abstrakčių frazių kaip „už paslaugas“, geriau detalizuoti – „konsultacinės paslaugos pagal sutartį Nr. X“.
- Matavimo vienetai ir kiekis: Vienetai, valandos, kilogramai ir t.t.
- Vieneto kaina ir bendra suma: Kaina be mokesčių ir galutinė mokėtina suma.
Jei esate PVM mokėtojas, papildomai privalote nurodyti PVM tarifą (pvz., 21%) ir PVM sumą eurais.
Kaip teisingai pasirinkti seriją ir numerį?
Vienas iš dažniausiai verslo naujokus gluminančių klausimų – ką rašyti prie „Serija ir Nr.“? Čia galioja viena auksinė taisyklė: sąskaitų numeracija turi būti didėjanti ir unikali. Tai reiškia, kad negali būti dviejų sąskaitų su tuo pačiu numeriu per tuos pačius finansinius metus (o geriausia – niekada).
Seriją dažniausiai sudaro raidžių kombinacija, kurią pasirenkate patys. Tai gali būti jūsų vardo ir pavardės inicialai, įmonės pavadinimo trumpinys ar tiesiog „SF“. Pavyzdžiui, jei jūsų vardas Vardenis Pavardenis, serija gali būti „VP“. Numeracija paprastai pradedama nuo 1 arba didesnio skaičiaus, jei norite sudaryti įspūdį, kad verslas jau įsibėgėjęs (pvz., VP001, VP002 ir t.t.).
Patarimai dėl numeracijos:
- Nenaudokite sudėtingų simbolių serijoje (pvz., „/“, „-“), nes tai gali sukelti problemų automatizuotose apskaitos sistemose.
- Kiekvienais metais galite keisti seriją, pridedant metus (pvz., VP2023), kad būtų lengviau archyvuoti, arba tęsti tą pačią numeraciją.
- Būkite nuoseklūs. Jei pradėjote nuo 001, nešokinėkite prie 100 be priežasties.
Įrankiai sąskaitoms išrašyti: Excel ar specializuota programinė įranga?
Verslo pradžioje, kai sąskaitų kiekis nedidelis (viena ar dvi per mėnesį), daugelis renkasi paprasčiausią būdą – „Microsoft Excel“ arba „Word“ šablonus. Tai yra nieko nekainuojantis sprendimas, tačiau jis turi didelių rizikų. Pagrindinė rizika – žmogiškasis faktorius. Pildant sąskaitą rankiniu būdu, labai lengva suklysti skaičiuojant sumas, netyčia palikti seną datą iš buvusio šablono arba, kas blogiausia, dubliuoti sąskaitos numerį.
Augant verslui, rekomenduojama pereiti prie specializuotų sąskaitų faktūrų išrašymo sistemų. Lietuvoje yra platus pasirinkimas tiek nemokamų (ribotam sąskaitų kiekiui), tiek mokamų debesijos pagrindu veikiančių sprendimų. Jų privalumai akivaizdūs:
- Automatizacija: Sistema pati sugeneruoja unikalų numerį, todėl išvengiama dubliavimo.
- Klientų duomenų bazė: Nereikia kaskart vesti kliento rekvizitų – sistema juos įsimena.
- Automatiniai skaičiavimai: PVM ir galutinės sumos suskaičiuojamos be klaidų.
- Siuntimas el. paštu: Galite išsiųsti sąskaitą tiesiai iš sistemos ir matyti, ar klientas ją gavo.
Dažniausios klaidos, kurių privalote vengti
Net ir patyrę verslininkai kartais klysta. Tačiau pradedantiesiems tam tikros klaidos yra būdingesnės ir gali sukelti nereikalingą stresą. Štai sąrašas dalykų, į kuriuos turėtumėte atkreipti ypatingą dėmesį:
1. Netinkamas PVM traktavimas
Didžiausia klaida – išrašyti PVM sąskaitą faktūrą su išskirtu PVM, kai nesate PVM mokėtojas. Tai yra grubus pažeidimas. Jei sąskaitoje išskyrėte PVM, privalote jį sumokėti į biudžetą, net jei nesate PVM mokėtojas, tačiau atskaita (PVM susigrąžinimas) jums negalios. Ir atvirkščiai – jei tapote PVM mokėtoju, bet išrašote sąskaitas be PVM, VMI vis tiek pareikalaus sumokėti mokestį nuo gautų pajamų, tad jį teks mokėti iš savo kišenės.
2. Atvirkštinio PVM taikymas be pagrindo
Prekiaujant su užsieniu (ypač ES viduje) dažnai taikomas 0% PVM tarifas arba atvirkštinis apmokestinimas (angl. Reverse Charge). Tačiau tai galioja tik tuomet, jei abi pusės yra PVM mokėtojos savo šalyse. Jei klientas užsienyje yra privatus asmuo, dažniausiai turite taikyti standartinį PVM.
3. Rekvizitų netikslumai
Klaidingas įmonės kodas ar PVM mokėtojo kodas yra dažna problema. Prieš išrašydami sąskaitą, visada patikrinkite kliento duomenis viešuose registruose (pvz., VMI duomenų bazėje ar Rekvizitai.lt), kad įsitikintumėte jų teisingumu ir statusu (ar įmonė nėra bankrutuojanti, ar ji tikrai PVM mokėtoja).
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Šioje sekcijoje atsakome į klausimus, kurie dažniausiai kyla pradedantiems verslininkams ir laisvai samdomiems specialistams.
Ar būtinas parašas ir antspaudas ant sąskaitos faktūros?
Ne. Pagal šiuo metu galiojančius teisės aktus, parašas ir antspaudas ant sąskaitos faktūros nėra privalomi, kad ji būtų laikoma galiojančia. Svarbiausia, kad dokumentas turėtų visus privalomus rekvizitus. Tačiau kai kurie konservatyvesni klientai vis dar gali to prašyti dėl vidinių tvarkų.
Ar galiu išrašyti sąskaitą užsienio valiuta?
Taip, sąskaitą galima išrašyti bet kuria valiuta, tačiau PVM įstatymas reikalauja, kad jei esate PVM mokėtojas, PVM suma arba visa suma mokesčių tikslais būtų perskaičiuota į eurus pagal Europos Centrinio Banko kursą sąskaitos išrašymo dieną.
Ką daryti, jei padariau klaidą jau išsiųstoje sąskaitoje?
Jei sąskaita dar neapmokėta ir neįtraukta į apskaitos registrus, galima susitarti su klientu ir tiesiog pakeisti ją nauja (išlaikant tą patį numerį, jei įmanoma, arba anuliuojant seną). Jei klaida pastebėta vėliau, būtina išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą (angl. Credit Note), kuri anuliuoja arba koreguoja pradinę sąskaitą, ir tada išrašyti teisingą.
Ar galiu sąskaitą išrašyti atgaline data?
Apskaitos taisyklės reikalauja, kad ūkinės operacijos būtų registruojamos tada, kai jos įvyksta. Sąskaita faktūra turėtų būti išrašoma nedelsiant po paslaugos suteikimo ar prekių perdavimo. Nors praktikoje pasitaiko vėlavimų, piktnaudžiavimas datomis gali sukelti įtarimų mokesčių administratoriui, ypač jei tai daroma siekiant manipuliuoti mokestiniais laikotarpiais.
Sąskaitų saugojimo terminai ir tvarka
Sąskaitos išrašymas ir išsiuntimas klientui nėra paskutinis žingsnis. Kaip verslo subjektas, jūs privalote užtikrinti šių dokumentų saugumą ir prieinamumą ilgą laiką. Lietuvoje apskaitos dokumentai, įskaitant sąskaitas faktūras, privalo būti saugomi 10 metų. Šis terminas pradedamas skaičiuoti nuo kitų metų po dokumento surašymo.
Šiuolaikiniame versle popierinių sąskaitų archyvavimas segtuvuose tampa atgyvena. Įstatymai leidžia saugoti sąskaitas elektroniniu formatu, su sąlyga, kad užtikrinamas jų turinio autentiškumas ir vientisumas visą saugojimo laikotarpį. Tai reiškia, kad failai turi būti apsaugoti nuo pakeitimų (pvz., PDF formatas) ir turėti atsargines kopijas. Naudojant elektronines apskaitos sistemas, archyvavimu dažniausiai pasirūpina paslaugos teikėjas, tačiau atsarga gėdos nedaro – rekomenduojama periodiškai eksportuoti duomenis ir saugoti juos papildomoje laikmenoje ar kitoje debesijos talpykloje. Tvarkingas archyvas ne tik apsaugo nuo baudų patikrinimo metu, bet ir leidžia analizuoti savo verslo istoriją, stebėti pajamų augimą bei klientų lojalumą.
